Cómo hacer una reunión de equipo eficiente y que no suponga una pérdida de tiempo
Las reuniones de equipo suelen servir para coordinar temas, debatir ideas y concretar planes de acción, informar al equipo de las novedades en la empresa y de los objetivos previstos, pero en muchas ocasiones efectuar con éxito una reunión de equipo no es tan fácil de conseguir.
Según los expertos, esto se debe a que la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que en las reuniones los participantes se desvíen de los temas centrales y al final de la reunión la gente salga pensando que han sido una pérdida de tiempo.
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Consejos para organizar de forma eficiente una reunión de equipo
No organizar una reunión entorno «al jefe»
Este tipo de reuniones suelen deshacer a medio plazo a los equipos. Quizás le resultes familiares planteamientos tales como: El jefe tiene poco tiempo y el que tiene «es oro». Lo importante es que el jefe dé mensajes. Al super jefe hay que impresionarle, ser brillante (mensajes frecuentes de otros subjefes). El jefe no quiere oir parlamentos largos e intervenciones no solicitadas, etc. etc. Sí, esto está muy bien. Pero si se organiza y prepara una reunión de equipo de forma eficiente, probablemente, es posible compatibilizar estas reuniones con tales planteamientos.
Por tanto, primer consejo: no se limite a organizar una reunión para el jefe: emplee su tiempo en preparar y organizar una buena reunión.
Establecer un buen orden del día
Piense bien en los objetivos de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y protagonismos.
Olvídese del regate a corto, con el que tan familiarizados y seguros se sienten algunos, hasta el punto de despreciar preparar una reunión. Tales regates están bien para situaciones improvisadas, pero a largo plazo destrozan a las personas más valiosa de los diferentes equipos.
Envíe el orden del día con anterioridad a todos los asistentes a la reunión.
Dar importancia y estatus a la reunión de equipo
Establezca de forma simpática alguna reglas sencillas. Si establece que las reuniones de equipo son «sagradas», su gente las tomará en serio. El primer paso es que sean importantes para el jefe. No interrupciones de las secretarias, móviles apagados, uso limitado de portátiles, moderar las reuniones y establecer que las interrupciones están prohibidas…
Los miembros de un equipo deben percibir que la reunión de equipo es importante. Asegúrese previamente la asistencia de todas las personas que deban asistir a la misma. Cuide el horario de celebración de la misma.
Preparar bien con antelación la sala de la reunión de equipo
¿Cuántas veces ha asistido a una pérdida colectiva de tiempo porque no está preparado el proyector, las fotocopias no se han realizado a tiempo, no funciona el aire acondicionado, o no se ha previsto un corte de electricidad por mantenimiento. Empiece dando una imagen impecable ante su equipo, cuidando estos pequeños detalles, o asignando a una persona responsable que lo tenga todo preparado.
Si la reunión es online asegúrate de que tienes buena conexión y que te puedes conectar sin problema. Ten siempre preparado un plan alternativo por si no funciona la herramienta de videollamada.
Comprueba siempre antes la herramienta con la que te vas a conectar, a veces nos envían una invitación a una herramienta nueva que no hemos usado antes, dedica unos minutos a conocerla y ver que cosas puedes hacer para estar preparado, ver cómo funciona el micro, la cámara, si puedes compartir pantalla por si tienes que mostrar algún documento o gráfico etc.
Utilizar los recursos necesarios para la reunión
No improvise cualquier sitio y no escatime en los medios necesarios. Las reuniones pueden ser más eficientes si hay un buen proyector, se permite la audición de un buen vídeo, los miembros pueden hacer fácilmente uso de un power point, etc. Sea innovador. Hoy existen software especializados para hacer presentaciones espectaculares.
Hacer una buena moderación de la reunión
En las empresas hay personas introvertidas, extrovertidas, con facilidad para comunicar y hasta reservadas y tímidas cuyo sentido de la educación les lleva a no interrumpir o dejar de hablar si otro le interrumpe. Si deja «barra libre» en las intervenciones probablemente le dará un protagonismo a personas que ya de por sí lo tienen. Anime a hablar a aquellos que tienen cosas potencialmente que decir. Desanime y corte en seco a los oportunistas, aduladores, vendedores de mantas en verano…
El protagonismo de estos sujetos puede desanimar a los miembros más valiosos de su equipo. Una buena moderación de una reunión de equipo puede ser la manifestación más clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo.
Sugerencia de lectura complementaria: saber escuchar en la empresa.
Diferenciar tipos de reuniones
No confunda reuniones sobre temas específicos, con reuniones ordinarias y periódicas. Las intervenciones, mensajes, tiempos, medios deben ser bien distintos… No mezcle excesivamente temas en reuniones de equipo.
Evitar que se produzcan polémicas absurdas, improvisadas o debates estériles de tipo personal
Suele ser una tentación para algún jefe «enfrentar» opiniones en una reunión de equipo con vistas a aclarar en dicho entorno la vía más conveniente para la empresa. No lo haga, sin antes haber sugerido que las personas con opiniones divergentes sobre el tema en cuestión se hayan reunido antes y a solas para acercar o clarificar sus opiniones.
El tiempo que «pierden» dos no lo multiplique por «n veces». En las reuniones de equipo no se debe confundir el verbo «contrastar» con «enfrentar». Destierre el segundo. Intente evitar que haya perdedores en una reunión de equipo. Fomente la cohesión, el trabajo ordenado y coordinado en las propias reuniones.
Provocar que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes
Levante un acta y ejerza que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma le dará estatus e importancia a las reuniones de equipo.
Dedicar tiempo a nivel personal, si percibe, reserva, retraimiento o desgana en algún miembro de su equipo.
Quizás esto le evite problemas mayores. De entrada una baja productividad de su capital humano más valioso. No escatime una reunión personal con algún miembro de su equipo, un almuerzo, un desplazamiento…
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Son consejos muy útiles: Debo decirles que llevo años aplicándolos y puedo constatar que son fundamentales. Muchas gracias.
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JUAN JOSE