Rendir al máximo durante tus horas de trabajo puede marcar una gran diferencia, pero no todo el mundo es capaz de sacar el máximo partido a su productividad. Ser productivos no es algo que aparezca de la nada, requiere un mínimo esfuerzo por nuestra parte, pero ese pequeño esfuerzo puede suponer una gran inversión, ya que si conseguimos aumentar nuestra productividad podemos obtener grandes beneficios en nuestra vida laboral, académica y personal.
Descubre estas 11 técnicas que te ayudarán a aumentar la productividad
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1. Crear un «Kaban» personal
No necesitamos mucho tiempo para comenzar a utilizar esta técnica. Es ideal para las personas que tienen tendencia a comenzar muchos proyectos, pero luego, terminan muy pocos.
Gracias a esta técnica podremos visualizar el progreso de cada uno de los proyectos. Consiste en dividir las tareas en tres fases: pendiente, en proceso y hecho. De esta forma cuando las columnas de pendiente y en proceso se saturen nos daremos cuenta de que es mejor acabar proyectos que están en marcha antes de comenzar unos nuevos.
Además nos ayudará a sentirnos tranquilos, ya que tendremos bajo control todo el panorama general.
2. Hacer lo peor primero, técnica conocida como: «Comer ranas vivas»
No necesitamos mucho tiempo para poner en marcha esta técnica. Es perfecto para personas que tienden a posponer las tareas importantes, lo que provoca fechas limite incumplidas o trabajo entregado a tiempo de forma apresurada.
Esta técnica nos ayuda a evitar la procrastinación y nos aseguramos de que las cosas las haremos bien y con calma. Su mecánica es bien sencilla debemos programar a primera hora del día las tareas más difíciles e ir progresivamente bajando la dificultad de las tareas. De esta forma cuando más energía tenemos, que es al comienzo del día haremos las tareas mas tediosas y cuando estemos más cansados nos quedarán las tareas más sencillas, por lo que seremos más productivos.
El nombre de esta técnica viene de la frase que Mark Twain dijo una vez: «Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor el resto del día».
3. Debo, debería y quiero
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel medio. Es ideal para personas que necesitan priorizar tareas.
Esta técnica nos ayuda a priorizar las tareas que tenemos pendientes por urgencia, asegurando que logramos las cosas correctas. Lo que tenemos que hacer es una lista con todas nuestras tareas, una vez hecha, tenemos que separar entre tareas que debemos hacer hoy y tareas que pueden esperar.
Las tareas que se pueden hacer mañana hay que separarlas entre las que deberíamos hacer (tareas que debemos hacer sí o sí, pero no necesariamente hoy) y las que queremos hacer (aquellas que nos gustaría poder tener tiempo para realizar, pero quedan delegadas y realizaremos solo si tenemos tiempo).
4. El método SMART
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel medio. Es ideal para las personas que se encuentran en las primeras fases de un gran proyecto y necesitan elaborar una estrategia antes de lanzarse.
Con esta técnica convertiremos nuestras grandes ideas y objetivos en planes concretos y viables. Debemos realizar una lista con los grandes objetivos a alcanzar y desarrollar cuáles son las tareas necesarias para alcanzar ese objetivo y cuáles son las subtareas.
El nombre SMART viene de que nuestras tareas deben ser específicos (specifics), medibles (measurable), alcanzable (achievable), relevantes (relevant) y temporales (timely).
5. El método de acción
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel medio. Es ideal para personas que necesitan convertir una lluvia de ideas creativa en una lista de tareas pendientes.
Esta técnica ayuda a ordenar los aspectos más complicados del trabajo creativo. Transformamos la lluvia de ideas en una serie de pasos procesables con prioridades, fechas de entrega y asignaciones (si estamos en un trabajo en equipo). Debemos diferenciar tres tipos de elementos, las tareas de acción son los pasos a seguir para alcanzar el proyecto. Por otro lado, las tareas de fondo son ideas interesantes pero que no encajan directamente en el proyecto. Y finalmente los elementos de referencia, que son los recursos y la información que necesitaremos para completar el proyecto.
6. Bloqueo de tiempo
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel bajo. Es ideal para personas que encuentran pequeñas distracciones y las interrupciones se apoderan de todo el día.
Esta técnica lo que hace es asignar periodos de tiempo específicos para cada una de las tareas. Para ello debemos dividir el día en bloques de tiempo con tareas especificas asignadas a cada bloque.
7. Prime time biológico
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel alto. Es ideal para personas que aman los datos y la auto-experimentación y desean optimizar su día a día para obtener la máxima productividad.
En esta técnica debemos rastrear nuestros ritmos biológicos para encontrar los mejores momentos de productividad. La idea es hacer un seguimiento de energía, motivación y enfoque, para tener una idea de cuándo, dónde y cómo somos más productivo. Debemos registrar estos tres factores y además, debemos anotar lo que hemos logrado hacer en cada una de las horas, así como cualquier otro dato adicional que pueda influir en nuestro rendimiento, como por ejemplo: hoy no he desayunado. Una vez registrados una gran cantidad de datos, se puede examinar en busca de patrones, e incluso convertirlos en gráficos.
8. Resolviendo las cosas
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel medio. Es ideal para personas que tienen muchos cabos sueltos dando vueltas en el cerebro y necesitan una forma de organizarlo todo.
Esta técnica consiste en escribir en papel todos nuestros pensamientos, preocupaciones y tareas pendientes, para poder organizarlo todo en pequeñas subtareas y poder comenzar a abordarlas de inmediato. esto nos ayudará a eliminar el estrés ya que tenemos un sistema organizado fuera de nuestra cabeza.
Primero escribiremos todo lo que tengamos pendiente, en cualquier orden, tan solo hay que sacarlo de la cabeza. Posteriormente, debemos diferenciar entre las tareas básicas y aquellas que son tan grandes que debemos separar en subtareas. A continuación debemos organizarlas, establecer un orden de prioridad y fechas de vencimiento. Debemos intentar dejar la lista de tareas a cero todos los días, por lo que debemos decidir que hacer con las tareas que no se han cumplido, podemos pasarlas a otro día o eliminarlas si han perdido su importancia.
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9. El método Pomodoro
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel bajo. Es ideal para personas que necesitan desesperadamente hacer algo y tienen tendencia a distraerse.
Esta técnica ayuda a mantener la concentración durante mas tiempo al dividir las tareas en ráfagas cortas. Con Pomodoro trabajas durante 25 minutos, te tomas un descanso de 5 minutos y luego repites hasta que hayas completado cuatro sprints, después de lo cual te tomas un descanso más largo. Es así de simple.
Hay algunas estructuras de tiempo que otros han encontrado útiles, como 52/17 o 90/20.
10. No rompas la cadena
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel bajo. Es ideal para personas que quieren adoptar nuevos hábitos diarios.
Con esta técnica todos los días debemos esforzarnos por avanzar hacia un objetivo, realizando tareas que por pequeñas que sean nos acercan a él. Este avance debe de ser diario, nunca dejamos de avanzar, aunque lo hagamos poco a poco.
11. La matriz de Eisenhower
El esfuerzo que requiere el comienzo de esta técnica es de un nivel medio. Es ideal para personas que les gustan los gráficos, tienen problemas para ver las cosas en blanco y negro y prefieren priorizar en un continuo que agrupar las tareas en categorías.
Esta técnica nos ayuda a identificar de forma visual que tareas son prioritarias y cuales son distracciones. Se realiza utilizando un grafico X-Y, donde X representa el nivel de urgencia (siendo el izquierdo el más urgente y el derecho el que menos) e Y que representa la importancia (la mas baja en la parte inferior y la mas alta en la superior).
Es decir, tendremos cuatro casillas: urgente e importante, menos urgente pero importante, menos importante pero urgente y menos urgente y menos importante. Se colocan las tareas en cada uno de los cuadros, de esta forma tendremos claro que tareas debemos comenzar a hacer ya mismo.
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