KPI: qué son y cuáles debo utilizar

Key Performance Indicator (KPI) son las variables más importantes que se deben controlar dentro de una empresa.

Existen miles de KPI, pero cada empresa debe identificar cuáles son los más importantes para su negocio, aquellos de los que depende su éxito y supervivencia en una economía global y extremadamente competitiva.

A continuación, vamos a establecer los 3 pasos necesarios para seleccionar adecuadamente los KPI que necesita mi negocio.

Definición de la estrategia y los objetivos a alcanzar

La primera pregunta que deben realizarse los socios y/o directivos de una empresa es cómo quieren que sea su empresa en 5 años.En función de la respuesta a esta pregunta, se deberá fijar la estrategia y los objetivos.

Existen distintas estrategias empresariales, como crecimiento en mercados actuales, expansión a otros mercados, innovación de producto, reducción del endeudamiento, diversificación de riesgos, consolidación de la marca, venta a un competidor, liquidación o reparto entre los socios, etc.

Y en función de la estrategia (o estrategias) establecidas se marcarán los objetivos a alcanzar. Por ejemplo:

Crecimiento: políticas de marketing, comercialización, distribución y recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Innovación: equipo de investigación, plazos de desarrollo de producto, comercialización posterior y recursos necesarios.
Diversificación: recursos disponibles, oportunidades del mercado y sinergias con el resto de negocios.
Reducción del endeudamiento: excedente de tesorería del negocio, capacidad de negociación con los acreedores (bancarios y comerciales), coste financiero actual y esperado.

Identificación de los KPI necesarios

Se deben asignar 3-4 KPI a cada objetivo establecido en la fase anterior, siendo muy importante tener en cuenta las tres premisas siguientes:

Que algunos KPI pueden ser cuantitativos y otros cualitativos

Tanto en unos como en otros debemos establecer la unidad de medida: unidades monetarias (dólares, euros, pesos, etc.), unidades vendidas por productos, kilowatios consumidos, número de reclamaciones, o bien indicadores de satisfacción de los clientes, imagen de marca, impactos en las redes sociales, etc.

Es muy importante fijar previamente los criterios de medición para los indicadores cualitativos.

Tener libertad para elegir los KPI que más me interesan. No hay restricciones

Existe una gran variedad de indicadores comúnmente utilizados, como ingresos por ventas, ebitda, rentabilidad del activo, etc. y son muy útiles y recomendables para cualquier negocio, pero también se pueden innovar nuevos indicadores para medir con exactitud aquellas variables más sensibles de un negocio, como la productividad, la satisfacción de los clientes o el compromiso de nuestros compañeros.

Se trata de variables difíciles de medir y de estandarizar porque dependen de las características de cada empresa, de su cultura y del espíritu de sus líderes, de la edad o de la composición de los trabajadores, etc. En fin, de un motón de variables.

Pero es muy importante saber que el éxito de una empresa no sólo depende su cuenta de resultados y de obtener beneficios. La capacidad de superar situaciones difíciles, de adaptarse con rapidez a innovaciones disruptivas o de crear productos únicos en el mercado depende de las personas que conforman los equipos de trabajo y de la interacción con los clientes para identificar sus necesidades.

Estos KPI son puramente cualitativos. Su identificación y medición es mucho más difícil, pero el valor añadido a una empresa son también de suma importancia en el entorno global actual.

Que no se puede controlar todo

El tiempo es un recurso escaso y debe maximizarse su valor.

Hay muchos aspectos importantes en una empresa, pero se deben priorizar los objetivos y, por tanto, los KPI. No todos los indicadores mejorarán a la misma velocidad y no todos tienen el mismo peso específico dentro de la estrategia general.

Todos los trabajadores de una empresa deben saber priorizar sus funciones y distribuir de forma eficiente su tiempo. La gestión del tiempo y de los escasos recursos disponibles es un arte, pero también se puede modelizar.

3. Gestión y control de los KPI: análisis de los resultados

La identificación y la medición no sirven de nada si no se gestionan los objetivos de forma dinámica.

El control de los KPI origina un profundo análisis de su composición y de su evolución. El aprendizaje es fundamental para poder predecir acontecimientos y detectar amenazas y oportunidades en una empresa. Y del control deriva la obligación de gestionar los objetivos.

Una rápida toma de decisiones permite ahorrar tiempo y recursos. La flexibilidad y la capacidad de adaptación son ventajas competitivas que pueden distinguir entre el éxito o el fracaso de un negocio.