Los mejores gestores de tareas

Existen diferentes formas de organizarse y organizar nuestro tiempo, sin embargo, una de las que más fama ha adquirido es Getting Things Done (GTD) del experto en productividad David Allen.

A raíz de este método, han aparecido todo tipo de aplicaciones de gestión de tareas con las que organizar nuestro tiempo y trabajo es mucho más fácil.

A continuación, os dejamos algunos gestores de tareas muy útiles.

 

Papel

Hay quien no necesita ninguna aplicación para organizarse y le basta con el papel.

De hecho, el mismo Getting Things done de David Allen se basa en el papel y existen una gran variedad de sistemas para ayudarnos a organizar nuestras tareas o ideas, por ejemplo, bullet journal y dash plus system.

Ventajas:

  • fácil y barato
  • no hay límite de texto
  • se puede recortar, escribir o dibujar encima
  • no se necesita teléfono ni ordenador

Inconvenientes:

  • costes frecuentes de recambios
  • no permite sincronizar
  • es muy fácil perder información
  • no dispone de notificaciones ni recordatorios
  • no permite la integración con documentos

Para los que prefieran este método tradicional se recomiendan libretas tipo Moleskin o Field notes o bien tarjetas con un clip, aunque en realidad cualquier tipo de libreta o papel valdría para este modo de gestión de tareas.

gestores-tareas

 

Gestores de tareas para Android

Lo mejor de los gestores de tareas para Android es que la mayoría son freemium, es decir, incluyen una versión gratuita con opciones más limitadas que la de pago, pero que suele cubrir las necesidades de la mayoría.

Además, por lo general cuentan con una versión web por lo que se puede acceder a la lista de tareas desde una gran variedad de plataformas.

1. Todoist

Tiene soporte web y funciona en Windows mobile, Blackberry, iOS, Windows, OS X, Chrome, entre otros.

La interfaz es sencilla y cuenta con buenos filtros para organizar fácilmente las tareas y sin perder tiempo.

La versión Premium no está nada mal de precio y tiene filtros más personalizables, alertas basadas en ubicaciones y notas de mayor extensión.

Ventajas:

  • inferfaz sencilla
  • etiquetas o categorías múltiples
  • las tareas y las listas se pueden compartir
  • plataforma web

Inconvenientes:

  • versión Premium de pago
  • la interfaz puede resultar demasiado sencilla para algunos

2. Tasks: Astrid To-Do List Clone

Esta aplicación es la nueva alternativa a Astrid.

Es idéntica, con la única diferencia de que no dispone el servicio de sincronización. Aunque no tiene versión web, cuenta con estupendas características.

Ventajas:

  • puede silenciar el teléfono en las reuniones
  • recordatorios inteligentes
  • totalmente gratuita
  • sigue el material design, el nuevo lenguaje de diseño para Android.

Inconvenientes:

  • desarrollo alternativo ( puede que no se actualice con rapidez)
  • sólo se puede usar en el móvil. No permite sincronización.

3. Wunderlist

  • Soporte en muchas plataformas
  • Diferentes listas entre las que elegir
  • Opción de compartir listas (se favorece la colaboración)
  • Permite el uso de hashtags
  • Bonitos fondos para elegir

Quien prefiera pagar por la versión pro podrá, además, añadir documentos a las tareas, crear subtareas y asignar a otros tantas tareas como quiera.

Ventajas:

  • la versión gratuita es suficiente para muchos
  • la aplicación funciona en prácticamente cualquier plataforma
  • bonitos fondos
  • servicio estupendo de sincronización
  • opción de compartir listas

Inconvenientes:

  • carece de funciones avanzadas de GTD
  • no tiene contextos integrados

 

Herramientas para la gestión de equipos

Dirigir un equipo es todo un reto y no sólo es necesario llevar un control de lo que está haciendo cada uno y lo que ya se ha hecho.

Es necesario, además, informar a todos los miembros del equipo sobre lo que han de hacer, debatir alguna idea con ellos, intercambiar tareas, enviar archivos, grabar pantalla o hacer capturas de la misma.

Hay muchas herramientas que ayudan a resolver estos problemas, aunque una de las mejores es Asana.

4. Asana

Asana permite asignar tareas a otros, debatir sobre aspectos de las tareas o proyectos, adjuntar archivos y enviarlos.

Las notificaciones se pueden configurar, por lo que podrás enterarte de lo más importante sin recibir un aluvión de ellas. Además, las tareas se pueden agrupar e incluso hacerlas privadas.

La interfaz de Asana puede resultar algo confusa dado que mezcla la gestión de tareas con elementos de comunicación. Sin embargo, una vez te familiarizas, es muy fácil de usar.
 
Ventajas:
  • comunicación y gestor de tareas
  • agrupación de tareas (trabajo vs personales)
  • subir y compartir archivos
  • gratuita para equipos pequeños
Inconvenientes:
  • sólo disponible en línea
  • la interfaz es algo confusa al principio de usarla
  • comunicación y gestor de tareas

Llegar antes al trabajo para evitar estrés

 

Sistemas GTD (Getting things Done)

5. Omnifocus 2

Omnifocus cuenta con una interfaz limpia, sencilla y bonita, lo que motiva al usuario a introducir información sobre sus proyectos y el contexto en el que éstos tienen lugar.

La vista de previsión permite ver las tareas diarias y semanales que están por hacer así como las citas del calendario. La posibilidad de marcar tareas, las alertas basadas en ubicaciones y la integración con Siri hacen de Omnifocus una elección perfecta para iOS y todos los amantes del GTD.

Ventajas:

  • interfaz muy bonita
  • permite aprovechar al máximo las funciones de iOS como Siri
  • vista de previsión
  • añadir tareas es muy fácil

Inconvenientes:

  • elevado coste de las aplicaciones
  • no es tan flexible como otras herramientas
  • solo disponible para iOS y Mac

6. Things

Con things los datos se pueden ver de forma similar a Omnifocus: proyectos, áreas y etiquetas.

Del mismo modo que Omnifocus, Things se puede vincular a Recordatorios de iOS para importar tareas y crear recordatorios basados en ubicaciones.

Sin embargo, Things en sí mismo no soporta las notificaciones o tareas basadas en ubicaciones, por lo que no se puede añadir una tarea desde la app de Things y asignarle una localización.

Ventajas:

  • interfaz fácil de usar
  • gran variedad de formas para organizar tareas
  • permite más opciones de customización desde Mac

Inconvenientes:

  • las aplicaciones tienen un precio elevado
  • interfaz tradicional
  • sólo disponible para iOS y Mac

7. IQTELL

IQTELL cuenta con una interfaz para web y para aplicaciones de Android e iOS,  dispone de aplicaciones para la gestión de tareas y está integrado con Evernote y otras aplicaciones.

Ventajas:

  • es el sistema GTD más completo
  • funciona en PC, Android, iOS y Mac.
  • aplicaciones para gestión de tareas y correo electrónico

Inconvenientes:

  • Elevada cuota mensual

8. Timeful

Timeful es un gestor de tareas con calendario integrado.

Según Patrick Rohne, “una lista de tareas es una lista de deseos, una nota en el calendario es un compromiso”. Si realmente queremos hacer algo, debemos asignarle una fecha.

En este sentido, Timeful es perfecto ya que trata de fusionar en un mismo sistema una lista de tareas y un calendario. Basta con sincronizar dicha lista con el calendario, añadir las tareas y fijar los hábitos o rutinas que se quieran adoptar.

Una vez hecho esto, la aplicación va haciendo diferentes recomendaciones.

 
Inconvenientes:
  • las tareas aparecen en una lista demasiado grande
  • los hábitos acaban por ser una interrupción
  • válido para listas pequeñas

 

Alternativas para Apple 

9. Recordatorios

Si eres de Apple, Reminders (Recordatorios) es un estupendo gestor de tareas.

Esta es de lejos la mejor herramienta para un dispositivo Apple ya que permite añadir tareas a través de Siri, acceder a ellas desde el Mac, iPad o iPhone, sincronizar a través de iCloud y mucho más.

Ventajas:
  • gratuito
  • integración con Siri
  • sincronización con otros dispositivos
  • se pueden compartir tareas
  • interfaz sencilla
Inconvenientes:
  • demasiado sencilla para algunos
  • sólo disponible para Mac e iOs

10. Anydo

Ventajas:
  • el planificador Anydo moments ayuda a planificar el día al mostrar las tareas pendientes mediante un sistema de notificaciones o recordatorios.
  • la interfaz es muy bonita y sencilla
  • enlaces a otras aplicaciones asociadas
  • dispone de extensión para Chrome
Inconvenientes:
  • demasiado simple para algunos
  • las notificaciones de Anydo moments pueden molestar
 

Otros magníficos gestores de tareas no incluidas en esta lista son Evernote, Trello y Slack.

 
Fuente: churchm.ag
 
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6 Respuestas

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