Las tres fases en la gestión de la morosidad en la empresa

Cada empresa tiene su manera particular de organizar la gestión de la morosidad causada por sus clientes. En cualquier caso, para aumentar las garantías de éxito en la futura reclamación al deudor, deben observarse determinados requisitos que podemos estructurar en tres fases:

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1) FASE PREVENTIVA: Antes de la contratación, se deberían establecer ciertas pautas encaminadas a conocer dos datos fundamentales:

por un lado, la completa identificación del cliente, solicitándole (o averiguando por nuestros medios) todos los datos posibles tanto de la empresa, como de su órgano de administración (gerentes, apoderados, consejo de administración, consejero delegado, etc.);
por otro lado, su solvencia. Hoy en día es relativamente sencillo y económico llevar a cabo una sucinta investigación de bienes del cliente o averiguar antecedentes de impagos en otras empresas del sector.

Concretados los términos de la operación comercial, es importante que la misma quede bien documentada a través del correspondiente contrato, hoja de pedido, albaranes de entrega, facturas, correspondencia electrónica, etc. Así nos aseguraremos una mayor garantía a la hora de obtener una sentencia estimatoria en la ulterior reclamación judicial.

2) FASE EXTRAJUDICIAL: en el supuesto de que se haya producido el impago, la empresa deberá iniciar una fase de “reclamación extrajudicial”, cuyo objetivo fundamental sea evitar la posterior contienda judicial.

Esta fase se puede estandarizar mediante un protocolo de actuaciones con fechas concretas, en el que se incluyan modelos de requerimientos de pago a remitir por cualquier medio fehaciente (correo electrónico, burofax, SMS certificado, etc), en los que se hará constar de forma clara el importe adeudado.

Lo adecuado es que esta fase no se prolongue más allá de veinte días y finalice con una calificación del crédito por parte de la empresa, bien como “FALLIDO”, en caso de que se intuya que pueda resultar incobrable o que los gastos de reclamación sean elevados; o bien como “JUDICIAL”, esto es, susceptible de ser exigido judicialmente.

3) FASE JUDICIAL: En tercer y último lugar, si se optará por la reclamación judicial, se remitirá toda la documentación de la operación comercial y de las gestiones extrajudiciales realizadas, al despacho de abogados elegido.

El envío se podrá hacer por correo electrónico o mediante la remisión de la documentación original, en cuyo caso la empresa deberá conservar copia. Si la documentación está completa, la presentación de la correspondiente demanda judicial no debería demorarse más allá de diez días.

Es importante seguir las pautas indicadas ya que de ello dependerá, en buena medida, el éxito en la reclamación judicial de la deuda. Una completa información sobre el cliente y su solvencia, tener bien documentada la relación comercial, observar los tiempos marcados tanto para la reclamación extrajudicial como la judicial (entre el momento del impago y la reclamación judicial no deberían pasar más de treinta días), serán concluyentes para obtener las máximas posibilidades de cobro.