Protocolo de eventos

Hay que distintguir entre actos privados, que son aquellos que entran dentro del protocolo empresarial y actos públicos, aquellos que cuentan con la asistencia de autoridades importantes en la sociedad, como militares, eclesiásticos, de la corona...

Explicaremos las cosas más importantes a tener en cuenta a la hora de planificar u organizar un evento.

1- Elección del lugar de celebración

En interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio allá en el que se va a celebrar. Ver como es de grande, de ancho, si necesita decoración como banderas, flores o alfombras.
Hacer una imagen mental de como queremos que sea y materializar esa idea poco a poco.

2- Invitados

Habrá que hacer un cálculo, lo más aproximado posible del número de personas que van a asistir: desde los asistentes más importantes, hasta los camareros del coctél, pasando por los guardaespaldas, secretarios, azafatas, consejeros, intérpretes, periodistas, público....
Todos merecerán nuestra atención.
Habrá que planificar por dónde entrarán al acto, dónde debe sentarse el público, dónde deben ponerse las cámaras, cuáles son las áreas de seguridad, el aparcamiento, etc.
Aquellos invitados que revistan de una mayor categoría deben ser recibidos a su llegada, atendidos durante el acto y despedidos al final.
Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habrá que tener preparado y pagado hoteles y traslados. En caso de que fuera necesario, también intérpretes y relaciones públicas.

3- El discurso

Megafonías, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervención.

4- La comida

Este apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir acompañado de una comida o un coctel o una cena.
En ese caso, tendrá que contratar los servicios pertinentes como camareros, cocineros, guardarropas, mesas, sillas, manteles...( ver protocolo de mesa)