{"id":177,"date":"2006-08-03T10:07:00","date_gmt":"2006-08-03T08:07:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.euroresidentes.com\/empresa\/blog\/2006\/08\/03\/cmo-organizar-una-reunin-de-equipo\/"},"modified":"2020-03-24T15:10:02","modified_gmt":"2020-03-24T14:10:02","slug":"cmo-organizar-una-reunin-de-equipo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroresidentes.com\/empresa\/exito-empresarial\/cmo-organizar-una-reunin-de-equipo\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo organizar una reuni\u00f3n de equipo exitosa"},"content":{"rendered":"

C\u00f3mo hacer una reuni\u00f3n de equipo\u00a0eficiente y que no suponga una p\u00e9rdida de tiempo<\/h3>\n

Las reuniones de equipo suelen servir\u00a0para\u00a0coordinar temas, debatir\u00a0ideas y concretar planes de acci\u00f3n, informar al equipo de las novedades en la empresa y de los objetivos previstos, pero en muchas ocasiones efectuar con \u00e9xito una reuni\u00f3n de equipo\u00a0no es tan f\u00e1cil de conseguir.\u00a0<\/p>\n

Seg\u00fan los expertos, \u00a0esto se debe a que la mayor\u00eda de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que en las reuniones los participantes\u00a0se desv\u00eden de los temas centrales y al final\u00a0de la reuni\u00f3n la gente salga pensando que han sido\u00a0una p\u00e9rdida de tiempo.<\/p>\n

<\/p>\n

\"\"

Photo by Canva Studio from Pexels<\/p><\/div>\n

Consejos para organizar de forma\u00a0eficiente una reuni\u00f3n de equipo<\/h3>\n

No organizar una reuni\u00f3n entorno \u00abal jefe\u00bb<\/strong><\/h4>\n

Este tipo de reuniones suelen deshacer a medio plazo a los equipos. Quiz\u00e1s le resultes familiares planteamientos tales como: El jefe tiene poco tiempo y el que tiene \u00abes oro\u00bb. Lo importante es que el jefe d\u00e9 mensajes. Al super jefe hay que impresionarle, ser brillante (mensajes frecuentes de otros subjefes). El jefe no quiere oir parlamentos largos e intervenciones no solicitadas, etc. etc<\/em>. S\u00ed, esto est\u00e1 muy bien. Pero si se organiza y prepara una reuni\u00f3n de equipo de forma eficiente, probablemente, es posible compatibilizar estas reuniones con tales planteamientos.<\/p>\n

Por tanto, primer consejo: no se limite a organizar una reuni\u00f3n para el jefe: emplee su tiempo en preparar y organizar una buena reuni\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n

Establecer\u00a0un buen orden del d\u00eda<\/strong><\/h4>\n

Piense bien en los objetivos de la reuni\u00f3n, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qu\u00e9, cu\u00e1ndo y porqu\u00e9 de las diferentes intervenciones y protagonismos.<\/p>\n

Olv\u00eddese del regate a corto, con el que tan familiarizados y seguros se sienten algunos, hasta el punto de despreciar preparar una reuni\u00f3n. Tales regates est\u00e1n bien para situaciones improvisadas, pero a largo plazo destrozan a las personas m\u00e1s valiosa de los diferentes equipos.<\/p>\n

Env\u00ede el orden del d\u00eda con anterioridad a todos los asistentes a la reuni\u00f3n.<\/p>\n

Dar importancia y estatus a la reuni\u00f3n de equipo<\/strong><\/h4>\n

Establezca de forma simp\u00e1tica alguna reglas sencillas. Si establece que las reuniones de equipo son \u00absagradas\u00bb, su gente las tomar\u00e1 en serio. El primer paso es que sean importantes para el jefe. No interrupciones de las secretarias, m\u00f3viles apagados, uso limitado de port\u00e1tiles, moderar las reuniones y establecer que las interrupciones est\u00e1n prohibidas…<\/p>\n

Los miembros de un equipo deben percibir que la reuni\u00f3n de equipo es importante<\/strong>. Aseg\u00farese previamente la asistencia de todas las personas que deban asistir a la misma. Cuide el horario de celebraci\u00f3n de la misma.<\/p>\n

Preparar\u00a0bien con antelaci\u00f3n la sala de la reuni\u00f3n de equipo<\/strong><\/h4>\n

\u00bfCu\u00e1ntas veces ha asistido a una p\u00e9rdida colectiva de tiempo porque no est\u00e1 preparado el proyector, las fotocopias no se han realizado a tiempo, no funciona el aire acondicionado, o no se ha previsto un corte de electricidad por mantenimiento. Empiece dando una imagen impecable ante su equipo, cuidando estos peque\u00f1os detalles, o asignando a una persona responsable que lo tenga todo preparado.<\/p>\n

Si la reuni\u00f3n es online<\/strong> aseg\u00farate de que tienes buena conexi\u00f3n y que te puedes conectar sin problema. Ten siempre preparado un plan alternativo<\/strong> por si no funciona la herramienta de videollamada<\/a>.<\/p>\n

Comprueba siempre antes la herramienta<\/strong> con la que te vas a conectar, a veces nos env\u00edan una invitaci\u00f3n\u00a0 a una herramienta nueva que no hemos usado antes, dedica unos minutos a conocerla y ver que cosas puedes hacer para estar preparado, ver c\u00f3mo funciona el micro, la c\u00e1mara, si puedes compartir pantalla por si tienes que mostrar alg\u00fan documento o gr\u00e1fico etc.\u00a0\u00a0<\/p>\n

\"Organizar<\/a><\/p>\n

Utilizar los recursos necesarios para la reuni\u00f3n<\/strong><\/h4>\n

No improvise cualquier sitio y no escatime en los medios necesarios<\/strong>. Las reuniones pueden ser m\u00e1s eficientes si hay un buen proyector, se permite la audici\u00f3n de un buen v\u00eddeo, los miembros pueden hacer f\u00e1cilmente uso de un power point<\/em>, etc. Sea innovador. Hoy existen software especializados para hacer presentaciones espectaculares.\u00a0<\/p>\n

Hacer una buena moderaci\u00f3n de la reuni\u00f3n<\/strong><\/h4>\n

En las empresas hay personas introvertidas, extrovertidas, con facilidad para comunicar y hasta reservadas y t\u00edmidas cuyo sentido de la educaci\u00f3n les lleva a no interrumpir o dejar de hablar si otro le interrumpe. Si deja \u00abbarra libre\u00bb en las intervenciones probablemente le dar\u00e1 un protagonismo a personas que ya de por s\u00ed lo tienen<\/strong>. Anime a hablar a aquellos que tienen cosas potencialmente que decir. Desanime y corte en seco a los oportunistas, aduladores, vendedores de mantas en verano…<\/p>\n

El protagonismo de estos sujetos puede desanimar a los miembros m\u00e1s valiosos de su equipo. Una buena moderaci\u00f3n de una reuni\u00f3n de equipo puede ser la manifestaci\u00f3n m\u00e1s clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo.<\/p>\n

Sugerencia de lectura complementaria: saber escuchar en la empresa<\/a>.<\/p>\n

<\/p>\n

Diferenciar tipos de reuniones<\/strong><\/h4>\n

No confunda reuniones sobre temas espec\u00edficos, con reuniones ordinarias y peri\u00f3dicas. Las intervenciones, mensajes, tiempos, medios deben ser bien distintos… No mezcle excesivamente temas<\/strong> en reuniones de equipo.<\/p>\n

Evitar que se produzcan\u00a0pol\u00e9micas absurdas, improvisadas o debates est\u00e9riles de tipo personal<\/strong><\/h4>\n

Suele ser una tentaci\u00f3n para alg\u00fan jefe \u00abenfrentar\u00bb opiniones en una reuni\u00f3n de equipo con vistas a aclarar en dicho entorno la v\u00eda m\u00e1s conveniente para la empresa. No lo haga, sin antes haber sugerido que las personas con opiniones divergentes sobre el tema en cuesti\u00f3n se hayan reunido antes y a solas para acercar o clarificar sus opiniones.<\/p>\n

El tiempo que \u00abpierden\u00bb dos no lo multiplique por \u00abn veces\u00bb. En las reuniones de equipo no se debe confundir el verbo \u00abcontrastar\u00bb con \u00abenfrentar\u00bb<\/strong>. Destierre el segundo. Intente evitar que haya perdedores en una reuni\u00f3n de equipo. Fomente la cohesi\u00f3n, el trabajo ordenado y coordinado en las propias reuniones.<\/p>\n

Provocar que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes<\/strong><\/h4>\n

Levante un acta y ejerza que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma le dar\u00e1 estatus e importancia a las reuniones de equipo.\u00a0<\/p>\n

Dedicar tiempo a nivel personal, si percibe, reserva, retraimiento o desgana en alg\u00fan miembro de su equipo<\/strong>.<\/h4>\n

Quiz\u00e1s esto le evite problemas mayores. De entrada una baja productividad de su capital humano m\u00e1s valioso. No escatime una reuni\u00f3n personal con alg\u00fan miembro de su equipo, un almuerzo, un desplazamiento…<\/p>\n

Lecturas relacionadas:<\/strong><\/p>\n